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  • 伟德国际app团队接待程序

    2015/6/1 9:58:35 字体:  浏览 0 我要评论

    一、销售部接待程序:

    销售部在获取客户在宾馆举办伟德国际app的信息后,应着手做以下工作:

    1、及时与会务方负责人进行联络

        (1)清楚了解伟德国际app性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

        (2)若属大型、重要的伟德国际app接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调伟德国际app,统筹整个伟德国际app的接待工作。 

    2、落实伟德国际app场地和房间数量

        在伟德国际app洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的伟德国际app细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

    3、商谈价格

        当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

        价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。 

    4、签订伟德国际app协议,收取伟德国际app押金

        当会务方已确认所有伟德国际app细节后,双方应根据要求及承诺签订伟德国际app协议,并依照协议收取相应的伟德国际app押金;

    5、下发伟德国际app接待通知单

        签订好伟德国际app协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写伟德国际app接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次伟德国际app的档案; 

    6、伟德国际app接待

        发出伟德国际app接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪伟德国际app进程;

    7、伟德国际app结账

        伟德国际app结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;

    8、伟德国际app送别

        恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;

    9、伟德国际app结束

        伟德国际app结束,视需要召开总结会,分析伟德国际app接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的伟德国际app接待活动,可撰稿送媒体发表。


    二、房务部接待程序:

    房务部接到销售部所下发的伟德国际app接待通知单后,应做到:

    1、伟德国际app接待的前期工作

        (1)熟悉、了解伟德国际app接待通知单的内容;

        (2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;

        (3)落实是否需要安排伟德国际app用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

        (4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

        (5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;

        (6)负责伟德国际app嘉宾报到时房卡的分发等。

    2、伟德国际app排房

        按伟德国际app接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中状态较好的房间。 

    3、伟德国际app空房

        确认伟德国际app定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。

    4、伟德国际app嘉宾入住

        (1)在伟德国际app客人到店前一天,与销售部就伟德国际app接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的准备工作;

        (2)伟德国际app宾客到达前,准备好房卡及团队伟德国际app分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;

        (3)当伟德国际app宾客抵店后,按伟德国际app接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部伟德国际app接待负责人联系。

    5、伟德国际app嘉宾离店

        (1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;

        (2)前台收银处快速结账;

        (3)协助客人安排好车辆。

    6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。

    三、餐饮部接待程序

    餐饮部接到由市场销售部下发的伟德国际app接待通知单后,应做到:

    1、伟德国际app接待前期工作

        (1)做好记录,根据伟德国际app接待通知单,准确掌握伟德国际app的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

        (2)根据伟德国际app接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;

        (3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(伟德国际app通道是否畅通、伟德国际app设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏;

        (4)提前两天跟进会务方及销售部伟德国际app联络人,确定伟德国际app茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为伟德国际app客人预留用餐场所。

    2、伟德国际app接待中

        (1)安排优秀礼仪人员,在伟德国际app召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;

        (2)跟进伟德国际app服务及协助客人处理会间特殊事项;

        (3)协助销售部伟德国际app联络人及财务部收银员及时理清伟德国际app帐务,准备与会务方负责人结账。

    3、伟德国际app结束

        (1)宴会服务人员跟进伟德国际app结帐工作;

        (2)帮助伟德国际app客人整理伟德国际app遗留物品。

    4、伟德国际app用餐及送别

        (1)引领伟德国际app客人用餐,并提供优质服务;

        (2)做好餐饮帐务的结账工作。

    5、送别

        (1)恭送伟德国际app客人,为宾客留下美好感受;

        (2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。

    6、整理伟德国际app客户资料,总结伟德国际app接待得失。


    四、其他相关部门请参照销售部所下发伟德国际app接待通知单,做好相应接待工作。


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